Personvernerklæring for Bilhefte
1. Hvem er ansvarlig for dine personopplysninger?
Bilhefte driftes av:
Søhagen Service Org.nr. 932471825 E-post: kontakt@bilhefte.no
Søhagen Service er behandlingsansvarlig for personopplysningene som behandles gjennom Bilhefte.
2. Hvilke personopplysninger samler vi inn?
Vi samler inn opplysninger du selv gir oss, og opplysninger som genereres når du bruker tjenesten:
Opplysninger du gir oss:
- E-postadresse (for innlogging og kommunikasjon)
- Navn (valgfritt, for personlig tilpasning av tjenesten)
- Kjøretøyopplysninger: registreringsnummer, kilometerstand
- Servicehistorikk du selv registrerer: type arbeid, dato, beskrivelse, kostnad
- Bilder/dokumenter du laster opp (f.eks. kvitteringer)
- Betalingsinformasjon for Privat Pluss-abonnement og salgsrapport-kjøp (håndteres av vår betalingsleverandør Vipps MobilePay, se punkt 5 – vi lagrer ikke kortinformasjon selv). For Bedrift-kunder: fakturaopplysninger (organisasjonsnummer, faktura-e-post, kontaktperson) i forbindelse med årlig fakturering direkte fra oss
- For bedriftskunder: opplysninger om sjåfører du gir tilgang til kjøretøy (navn, e-postadresse)
Opplysninger som genereres automatisk:
- Kjøretøydata hentet fra Statens vegvesen basert på registreringsnummeret du oppgir (merke, modell, årsmodell, frist for neste EU-kontroll)
- Estimert kilometerstand, beregnet ut fra din registrerte kjørehistorikk
- Tidspunkt for innlogging og bruk av tjenesten
3. Hva bruker vi opplysningene til?
| Formål | Behandlingsgrunnlag |
|---|---|
| Levere tjenesten (vise dine kjøretøy, historikk, varsler) | Oppfyllelse av avtale |
| Sende deg magic link for innlogging | Oppfyllelse av avtale |
| Sende automatiske varsler om EU-kontroll og service | Oppfyllelse av avtale / berettiget interesse |
| Håndtere abonnement og betaling | Oppfyllelse av avtale |
| Slå opp kjøretøyopplysninger hos Statens vegvesen | Oppfyllelse av avtale, med samtykke til at du bekrefter eierskap |
| Gi tilgang til kjøretøy for sjåfører du selv inviterer | Oppfyllelse av avtale, på din instruks |
| Generere salgsrapport ved kjøp | Oppfyllelse av avtale |
4. Eierskaps-bekreftelse ved registrering av kjøretøy
Når du registrerer et kjøretøy i Bilhefte, bekrefter du at du er eier av kjøretøyet. Bilhefte verifiserer ikke dette opp mot offentlige eierregistre. Misbruk av denne funksjonen (registrering av kjøretøy du ikke eier eller har rett til å registrere) er et brudd på våre brukervilkår og kan medføre at kontoen din sperres.
De tekniske kjøretøyopplysningene som hentes fra Statens vegvesen (merke, modell, EU-frist) er offentlig tilgjengelig informasjon som kan slås opp av alle som kjenner registreringsnummeret, uavhengig av Bilhefte.
5. Hvem deler vi opplysninger med?
Vi bruker følgende databehandlere/underleverandører for å levere tjenesten:
| Leverandør | Formål | Hvor data behandles |
|---|---|---|
| Supabase | Database, innlogging og lagring av bilder | EU (Frankfurt) |
| Resend | Utsendelse av e-post (innlogging, varsler, invitasjoner) | EU |
| Vipps MobilePay | Betalingshåndtering for Privat Pluss-abonnement og salgsrapport-kjøp | Vipps MobilePay AS (Norge) |
| Vercel | Hosting av nettsiden | Globalt nettverk, normalt med europeisk region konfigurert |
| Statens vegvesen | Oppslag av kjøretøyopplysninger basert på registreringsnummer du oppgir | Norge |
Vi selger ikke, og deler ikke på annen måte, dine personopplysninger med tredjeparter for markedsføringsformål.
6. Hvor lenge lagrer vi opplysningene dine?
Vi lagrer opplysningene dine så lenge du har en aktiv konto. Du kan når som helst slette kontoen din via "Min konto"-siden, hvoretter dine personopplysninger og tilhørende data slettes.
Unntak for betalende kunder: Bokføringsloven krever at regnskapsrelatert dokumentasjon (kvitteringer, betalingshistorikk) oppbevares i minimum 5 år. For kunder som har hatt et betalt abonnement, kan derfor begrenset regnskapsinformasjon bli oppbevart utover kontosletting, i tråd med lovens krav. Øvrige personopplysninger (bilder, servicehistorikk, navn) slettes eller anonymiseres ved kontosletting.
7. Dine rettigheter
Du har, i henhold til personopplysningsloven/GDPR, rett til å:
- Få innsyn i hvilke opplysninger vi har om deg
- Få rettet uriktige opplysninger
- Få slettet opplysningene dine ("rett til å bli glemt"), med de unntak som følger av punkt 6
- Få utlevert opplysningene dine i et strukturert format (dataportabilitet)
- Protestere mot behandling som er basert på berettiget interesse
- Klage til Datatilsynet (datatilsynet.no) dersom du mener vi behandler opplysningene dine i strid med regelverket
For å utøve disse rettighetene, kontakt oss på kontakt@bilhefte.no.
8. Sikkerhet
Vi bruker tilgangskontroll (Row Level Security) i databasen vår, slik at hver bruker kun har tilgang til sine egne data – eller, for bedriftskunder, data knyttet til kjøretøy de selv har gitt tilgang til. All kommunikasjon med tjenesten skjer kryptert (HTTPS).
9. Cookies
Bilhefte bruker kun tekniske cookies som er nødvendige for innlogging og sesjonshåndtering. Vi bruker ikke cookies til reklame eller tredjeparts analyseverktøy.
10. Barn og unge
Bilhefte er ikke rettet mot, og skal ikke brukes av, personer under 18 år.
11. Endringer i denne erklæringen
Vi kan oppdatere denne personvernerklæringen ved behov, f.eks. ved nye funksjoner eller endringer i lovverket. Ved vesentlige endringer vil vi informere deg via e-post eller varsel i tjenesten.
12. Kontakt
Spørsmål om personvern kan rettes til kontakt@bilhefte.no.